مهارة صنع القرارات

مهارة صنع القرارات

إن من أهم أسباب النجاح في الحياة إجادة صنع القرارات واتخاذها في الوقت المناسب في أي جانب من جوانب الحياة المختلفة، سواء في تعاملك مع نفسك أو في تعاملك مع غيرك وكثير من الناس يعملون، ويجتهدون ثم في لحظة حاسمة من مراحل عملهم يحتاجون لقرار صائب حاسم لكنهم بترددهم وعدم إقدامهم على اتخاذ ذلك القرار أو بسبب عدم معرفتهم وتأهلهم لاتخاذ القرار يضيعون عملهم السابق كله وربما ضاعت منهم فرص لن تتكرر لهم مرة أخرى.

وهناك عدد من الخطوات التي يسلكها الإنسان ليصل إلى صنع القرار وهي :

1- جمع المعلومات الكاملة والصحيحة عن الموضوع الذي يحتاج إلى اتخاذ قرار فيه، إذ أن محاولة اتخاذ القرار مع نقص المعلومات عنه أو مع عدم صحتها سيؤدي إلى اتخاذ قرار خاطيء وبالتالي ستكون النتائج سيئة وغير صحيحة.

فمثلاً طالب نجح من الثانوية وله رغبة في التسجيل في قسم من أقسام الجامعة ولكنه محتار في أي الأقسام يسجل فالواجب عليه أن يجمع المعلومات اللازمة عن كل قسم من حيث عدد الساعات فيه ونظام الدارسة والمواد والمناهج التي تدرس فيه والأعمال التي يُمكن أن يمارسها المتخرج من كل قسم وشروط القبول في كل قسم.

2- حصر وتحديد الخيارات الممكنة والمتاحة بناءً على المعلومات المتوافرة عن الموضوع، ففي المثال السابق نفترض أن الأقسام المتاحة للطالب خمسة أقسام، وبعد جمع المعلومات عن الأقسام المختلفة استقر أمامه ثلاثة خيارات هي التي تصلح ويجد في نفسه استعداد للدراسة فيها ويتوقع أن يحقق نجاحاً في الأعمال الخاصة بها بعد التخرج وإن كانت شروط القبول في قسمين آخرين متوفرة فيه.

3- ترجيح الأفضل من الخيارات الممكنة والمتاحة، فمثلاً في المثال السابق تبين أن الخيارات الممكنة هي ثلاثة أقسام لا غير ولكنه بالترجيح بينها ترجح لديه أحد الأقسام إما لطبيعة الدراسة فيه وإما لمدتها وإما لنوعية العلم الذي يمارسه بعد التخرج وإما لهذه الأمور مجتمعة جمعيها، وبالتالي استقر رأيه أن يسجل في قسم كذا.

4- إذا احتار في الترجيح ولم يظهر له أولوية لأحد الخيارات، فعليه بالاستخارة الشرعية ثم الاستشارة لأهل الخبرة في ذلك.

5- تنفيذ القرار : بعد الخطوات السابقة يكون الإنسان قد اتخذ قراره وحدد خياره ولم يبق عليه إلاّ تنفيذ القرار وهو ثمرة لكل ما سبق وبدونه لا يُمكن أن يكون لها قيمة والتنفيذ قد يكون ممن اتخذ القرار، وقد يكون من اختصاص أو صلاحيات شخص أو جهة أخرى كما أن جمع المعلومات ودراسة الخيارات قد يكون من جهة اتخاذ القرار وقد يكون من جهة استشارية أخرى توفر كل ذلك لمن يريد أن يتخذ القرار.

وفي مثالنا السابق تنفيذ القرار هو إجراءات التسجيل في القسم الذي وقع عليه الاختيار، وذلك بمعرفة مواعيد التسجيل والأوراق المطلوبة والاختبارات والمقابلات التي لا بد من اجتيازها والجهة التي يتم التقديم لها ومكانها وتنفيذ ذلك أولاً بأول ومتابعته حتى يتم التسجيل، ويبدأ الطالب الدراسة في القسم الذي وقع عليه اختياره.

عملية اتخاذ القرارات

تعتبر عملية اتخاذ القرارات من المهام والأدوار الأساسية لأي مدير في المنظمات على اختلاف أنواعها . كما أن احد الصفات الرئيسية للمدير المعاصر انه متخذ للقرارات . ونظراً لان عملية اتخاذ القرارات أصبحت معقده وتحتاج إلى معرفه ومعلومات ومهارات تقدير الموقف ، فلقد أصبح من الضروري أن يهتم جميع المديرين على مختلف المستويات الإدارية في المنظمة بتنمية معارفهم ومهاراتهم في حل المشاكل ، وكذلك الاستخدام المناسب لتكنولوجيا نظم المعلومات . لقد أصبحت عملية اتخاذ القرارات اليوم تعتمد اعتماداً كبيراً على تكنولوجيا المعلومات والحاسب الألى .

طبيعة اتخاذ القرارات

يقصد باتخاذ القرارات تلك العملية الخاصة بتحديد وتعريف المشكلة وتكوين البدائل أو الحلول ، واختيار البديل أو الحل المناسب وتنفيذه ومتابعة هذا التنفيذ .
ويستخدم تعبير اتخاذ القرارات أو حل المشاكل بطريقه تبادليه في الإدارة وذلك لان المدير عادة يتخذ القرارات لحل المشكلات .
وعند اتخاذ اى نوع من القرارات فإن المديرين يتحملون عبئاً أدبيا واجتماعياً من خلال سعيهم لتحقيق أهداف المنظمة وبدون إساءة لاستخدام الموارد المتاحة .
لذلك المدير الفعال هو الذي يحاول أن يتخذ القرارات المنطقية والعملية والتي تأخذ في الاعتبار كل العوامل ذات العلاقة والخاصة بالأفراد والموارد ، وبالأهداف المطلوب تحقيقها.

مستويات اتخاذ القرارات

يمكن تصنيف القرارات وفقاً للمستويات التنظيمية في اى منظمه ، وهى المستوى الاستراتيجي، والإداري ، والتشغيلي ، مستوى المعرفة .

• اتخاذ القرارات على المستوى الاستراتيجي :-

وتحدد هذه القرارات الأهداف والموارد والسياسات الخاصة بالمنظمة . إن المشكلة الرئيسية على هذا المستوى من القرارات تتعلق بالتنبؤ بالمستقبل الخاص بالمنظمة والبيئة وتحقق الموائمة والتكيف بين المنظمة والبيئة . إن هذه العملية يقوم بها غالباً مجموعه صغيره من المديرين على مستوى الإدارة العليا والذين يتعاملون مع مشكلات معقده وغير روتينيه .

• اتخاذ القرارات على مستوى الإدارة :-

وتتعلق بصفه أساسيه بكفاءة وفعالية استخدام الموارد ، والرقابة على مستوى أداء الوحدات الإدارية بالمنظمة . ويتم اتخاذ هذه القرارات عن طريق المديرين في الإدارة الوسطي في المنظمة وفى إطار السياسات العامة والأهداف المقررة على المستوى الاستراتيجي .

• اتخاذ القرارات على مستوى المعرفة :-

وتتعامل هذه النوعية من القرارات مع تقييم الأفكار الجديدة للمنتجات والخدمات، وأساليب الاتصال بالمعرفة الجديدة ، وأساليب توزيع المعلومات في جميع أجزاء المنظمة .

• اتخاذ القرارات على المستوى التشغيلي :-

ويتعلق النوع الأخير من القرارات بتنفيذ الأعمال والمهام المحددة بواسطة الإدارة العليا والوسطي، وتحديد معايير للمنافسة واستخدام الموارد المتاحة ، وتحقيق الرقابة على التشغيل والأداء اليومي .

أنواع القرارات

يمكن التفرقة بين أكثر من نوع من القرارات التي يتخذها المدراء في منظمات الأعمال المعاصرة وتشتمل هذه الأنواع على ما يلي :

أ‌) القرارات المبرمجة / غير المبرمجة :-

إن المشكلات والفرص التي تقابل المديرين في منظمات الأعمال تختلف من حيث طبيعتها ، وكذلك من حيث المعرفة والخبرة السابقة بها . وبناء على ذلك فإن هناك مثلا مشكلات تواجه المدير تتسم بأنها بسيطة وغير معقده حيث لا تحتاج إلى مجهودات غير عاديه للتعامل معها واتخاذ القرارات المناسبة لحلها.
كما أن مثل هذه المشكلات قد لا تحتاج إلى معلومات جديدة حيث أن للمدير خبره سابقه بها ، فهي متكررة ومن ثم يصبح القرار الخاص بها روتينياً . ومن ناحية أخرى ، فإن هناك مشكلات تواجه المدير بالتعقيد والصعوبة ، وتحتاج إلى معلومات جديدة حيث أنها غامضة أو غير مألوفة وليس للمدير خبره سابقه بها . كما أن مثل هذا النوع من المشكلات قد ينطوي على متغيرات متنوعة ومتداخلة ، ولها من الآثار المتنوعة والمتشابكة ، ومن ثم فهي إذن غير روتينيه أو غير متكررة وتحتاج إلى دراسة وتحليل ووضع بدائل وتقييمها واتخاذ القرار المناسب لها .
وفى ضوء ما سبق فإننا يمكن أن نفرق بين نوعين من القرارات هما القرارات المبرمجة والتي تطلق على القرارات المتكررة أو الروتينية أو المرتبطة بالمشاكل البسيطة والمتكررة والتي للمدير خبره سابقه وكافيه في التعامل معها. وهناك القرارات غير المبرمجة ، التي ليس للمدير خبره سابقه كافيه بها، ولا يمكنه التنبؤ بآثارها أو نتائجها .
إن النوع الأول من القرارات يمكن برمجته عن طريق نظم المعلومات في المنظمة، أما النوع الثاني من القرارات والخاص بالمواقف الجديدة والمعقدة فإنه يتطلب نظام معلومات جيد بجانب مهارة عالية من المديرين عند اتخاذها . ومن أمثلة القرارات الروتينية المبرمجة في المنظمة تلك القرارات الخاصة بالتعيين أو الترقية أو صرف الحوافز التشجيعية أو التدريب للعاملين ، وكذلك قرارات شراء احتياجات المنظمة من أثاث ومعدات ... وغيرها . ومن أمثلة القرارات غير المبرمجة الجديدة تلك الخاصة بفتح فرع للمنظمة في دوله عربيه أو اجنبيه ، أو الخاصة بإنتاج وتسويق منتج جديد ، أو الخاصة بالاندماج مع منظمه أخرى، أو الخاصة بمواجهة ظروف اقتصاديه أو سياسية أو استراتيجيه جديدة في السوق .

ب‌) القرارات المتوقعة / غير المتوقعة :-

كما يمكن التفرقة بين القرارات الإدارية من حيث أن بعضها يمثل قرارات متوقعه بينما يمثل البعض الأخر قرارات غير متوقعه . فالقرارات غير المتوقعة لا تعطى عادة متخذ القرار الوقت الكافي للقيام بمراحل عملية اتخاذ القرارات . كما أنها تضع عادة متخذ القرارات تحت تأثير الضغوط . مثال ذلك اتخاذ قرارات مفاجئة لمواجهة أزمة مفاجئه مع بعض العملاء . أما القرارات المتوقعة فهي تستمد مباشرة من الخطة أو كنتيجة تحويل الخطة إلى برنامج تنفيذي محدد . ويلاحظ أن مقدار الضغوط التي يتعرض لها مدير المنظمة عند اتخاذ النوع الأخير من القرارات يعتبر أقل بكثير بالمقارنة بالضغوط التي يتعرض لها عند اتخاذ النوع الأول من القرارات .

ج) القرارات قصيرة / طويلة الأجل :-

يمكن تقسيم القرارات أيضا من حيث المدى الزمني الذي يرتبط به في المستقبل، إلى قرارات قصيرة الأجل وأخرى طويلة الأجل . إن القرارات التي يتخذها المدراء في منظمات الأعمال خاصة على المستويات الإدارية الأقل تتسم عادة بأنها قصيرة الأجل ، أي تنصب على فترات زمنيه قصيرة في المستقبل
( أسبوع / شهر / ربع سنوية / نصف سنوية / سنوية ) . فالقرارات الخاصة ببرامج التدريب للعاملين ، أو مكافأتهم أو شراء احتياجات المنظمة هي أمثله على القرارات قصيرة الأجل . أما القرارات الخاصة باختيار موقع فرع جديد ، أو بتغيير مواعيد العمل ، أو بالتوسع أو الاندماج فهي أمثلة على القرارات طويلة الأجل .
وعادة تتلازم مع القرارات طويلة الأجل درجات عالية من عدم التأكد بالمستقبل ومتغيراته ، وتكون هناك صعوبة في توفير المعلومات الكافية والدقيقة ، وتتزايد احتمالات التغيير . كما أن طبيعة القرارات طويلة الأجل تميل إلى أن تكون استراتيجيه مرتبطة بمتغيرات عامه .
، فإن القرارات قصيرة الأجل تتزايد معها درجة التأكد واليقين ، ويمكن توفير المعلومات الكافية والتفصيلية الأكثر دقه لها ، وترتبط بمتغيرات يمكن عادة التحكم والسيطرة عليها .

د) القرارات الابتكاريه ذات الأفكار النيرة :-

هناك نوع رابع من القرارات الإدارية والذي يطلق عليه قرارات الأفكار النيرة أو الابتكاريه . إن مجال العمل الإداري هو في الواقع مجال غنى بالإبداع والابتكار والتجديد . ومن هنا فكثيراً ما تتولد لدى المدير الأفكار الجديدة والخلاقة والتي يجب أن يتم ترجمتها إلى قرارات في موقف معين . وتأتى غالباً مثل هذه الأفكار المبتكرة من الخبرة والممارسة والاحتكاك بالمواقف أو تأتى نتيجة للقدرة على التخيل التي يتحلى بها المدير أو من خلال النظرة التحليلية الثاقبة للأمور والمواقف المحيطة . فكثيراً ما يترتب على مثل هذه الأفكار اتخاذ قرارات تتعلق بمنتج جديد، أو بتعديل في برنامج حالي
ازمه أو مشكله مفاجئه للإدارة .