الشراء Purchasing

الشراء Purchasing

يقصد بالشراء في معناه الواسع ذلك النشاط الأداري الذي يتعدى حدود نشاط الشراء وإجراءاته المبسطة ، ليشمل التخطيط ورسم السياسات التي تغطي مجالات واسعة من الأعمال المكملة والمرتبطة بهذا النشاط من حيث أعمال البحث والتطوير التي تستهدف الأختيار الملائم للمواد ومصادر الحصول عليها ، والمتابعة لضمان التسليم الملائم ، والفحص والتدقيق على الشحنات التي تصل لضمان تطابق الكمية والجودة مع ما هو محدد في امر الشراء وتطوير وتنمية وسائل أفضل يمكن ان تزيد من قدرة وكفاءة إدارة المشتريات على تنفيذ سياسات الشراء ، والتنسيق مع الأدارات الأحرى ، والأتصال مع الأدارة العليا وذلك لغرض تسهيل العمليات وتنفيذ البرامج المتعلقة بنشاط الشراء .

وظيفة الشراء هي الوظيفة المسؤولة عن توفير أو تدبير احتياجات المشروع من المواد ، والأمدادات والأجزاء والتجهيزات المختلفة التي يكون المشروع في حاجة إليها وفق سياسات محدودة وواضحة بما يخدم النشاطات الأخرى في المشروع للوصول إلى الأهداف المرسومة له .

أهمية الشراء :

ولتحديد أهمية وظيفة الشراء في مظهرها الحديث ، فأنه من المناسب في هذ السياق تقديمم عرض لمجموعة من المفاهيم ذات العلاقة بهذه الوظيفة تدلل على مدى أهميتها للمشاريع في الوقت الحاضر . من هذه المفاهيم مايلي :

الشراء كنشاط هام في المشروع الصناعي :

يمكن توضيح ذلك من خلال دراسة مفهوم القيمة المضافة Value –added Concept ( القيمة المضافة في الصناعة : يقصد بها المنافع التي تتحقق على مادة خام معينة من جراء العمليات الأنتاجية والعمليات التسويقية على هذه المادة . مثال ذلك الحديد الخام يحول الحديد صلب ب) هذا المفهوم عادة يستخدم للدلالة على الفرق بين تكلفة المواد الداخلة في الأنتاج وبين قيمة المنتج النهائي (سعر البيع في السوف Selling Price ) وهذا الفرق يمثل مساهمة المشروع في العملية الأقتصادية ككل .
وعندما يصبح الأقتصاد أكثر تعقيدا ، تتجه المشروعات إلى درجة أكبر التخصص بحيث تتخصص بعض الشركات في تصنيع المواد والمهمات والآلآت والعدد التي تحتاجها شركات أخرى، وقد تصل قيمة ما تشتريه بعض الشركات إلى 50% من قيمة المبيعات ، بمعني أخر ان القيمة المضافة التي تحققها هذه الشركات عن طريق العمليات الأنتاجية تكون أقل من 50% وهنا تظهر أهمية كفاءة نشاط الشراء في توفير تلك المواد والتجهيزات بالأسلوب الذي يساهم في ربحية المشروع .
ومن هنا يمكن القول أن وظيفة الشراء يمكن أن تحقق قيمة مضافة للمشروع الصناعي خاصة ، لا تقل في أهميتها عن القيمة المضافة التي تحققها العمليات الأنتاجية لهذا المشروع .

أثر كفاءة الشراء في تحقيق الأرباح :

إذا كان المفهوم القيمة المضافة ينظر له بعمومية وشمول بحيث نجد صعوبة في تحديد نسبة مساهمة وظيفة الشراء في القيمة المضافة للمشروع ، فإن مفهوم مضاعف ربح الشراء " المعني مضاعف ربح الشراء يشيرا إلى مقدار الزيادة في المبيعات إذا تم توفير دينار واحد في تكاليف المشتريات " مضاعف ربح الشراء Purchasing profit Multiplier قد ينفى تلك الصعوبة ويؤكد على أهمية نشاط الشراء في هذا المجال . ولتوضيح تأثير نشاط الشراء على الربحية ، نقول ان مضاعف الشراء يمكن أن يكون لخ دور مهم في ذلك ، فهذا المضاعف يشير إلى مقدار الزيادة في قيمة المبيعات في مقابل التوفير في تكاليف الشراء بما يساوي دينا رواد ( مع ثبات العوامل الأخى : الطلب في السوق ، تكاليف النقل تكاليف التخرين )
والحقيقة ان العلاقة بين الربح الصافي والمشتريات يعتمد على هامش الرح الأجمالي للمشروع . فعلى إفتراض أن هامش الربح الأجمالي في إحدى المنشات 10% هذا يعني ان كل 10 دينار زيادة في قيمة المبيعات تؤدي إلى زيادة دينار واحد إلى الربح الصافي . المعني ان كل دينار توفير في المشتريات يساوى دينار زيادة في الأرباح .
إذا أستعملنا هامش ربح 5% فما هي مقدار الزيادة في قيمة المبيعات للوصوف إلى ما يساوي دينار توفير في المشتريات ليضيف زيادة على صافي الربح ؟

يمكن أستخدام المعادلة الجبرية التالية :

5% × ؟ = دينار زيادة في الأرباح

يوضع " س" محل المجهول (؟) تصبح المعادلة :

0.05× س= 1 دينار

س= 1دينار ÷ 0.05 = 20 دينار

معني ذلك أن توفير دينار واحد في المشتريات يؤدي إلى زيادة مقدارها 20 دينار في المبيعات وبالتالي يضيف دينار واحد الي الربح الصافي . بالنسبة لمنشأة يكون فيها هامش الربح الإجمالي يساوي 5% .
هذا يوضح ان تكلفة الشراء في المشاريع الصناعية تشكل نسبة كبيرة من التكاليف الأجمالية لمبيعاتها ،وبالتالي فإن كفاءة وظيفة الشراء في إدارة موارد المشروع تسهم في ربحيته بشكل ملموس ومن هنا يرى البعض أن وظيفة الشراء في المشاريع الصناعية ليست مركزا للتكاليف Cost-Center وحسب ، بل هي أيضا مركزا للربح للمشروع Profit –Center وعلى هذا الأساس أختلفت النظرة إلى هذا النشاط من النظرة الضيقة إلى نظرة أشمل وأعم تمثلت في الأهتمام المتزايد للدور الذي تمارسه إدارة المشتريات في المشروعات المختلفة في الوقت الحاضر .

الشراء كعنصر هام في العمل المنتج :

الهدف في المشروع الصناعي يتلخص في تطوير وتصنيع المنتجات التي تلائم رغبات وحاجات المستهلك النهائي او المشتري النصاعي مما يمكن هذ المشروع من تسويق تلك المنتجاب بسعر مناسب يحقق له عائدا مجزيا . هذا الهدف تشترك في تحقيقه عناصر مختلفة ، حيث تشترك فيه التجهيزات والآلآت والمعدات والمواج الخام والأولية والأجزاء (ملتزمات الأنتاج) ، والكفاءات والخبرات البشرية ، الموراد المالية ، وعنصر الأدارة . وتعتبر مستلزمات الأنتاج العنصر الحيوي والهام في هذا المجال . وهنا يأتي دور إدارة المشتريات في توفير تلك المستلزمات بكفاءة ومهارة ، بالكميات المناسبة ، والسعر المناسب والوقت المناسب والجودة المناسبة ومن مصدر التوريد المناسب ، بحيث تكون جاهزة للأستخدام وفق برامج وعمليات إدارة الأنتاج في المشروع .
ان التوسع حجم الأنتاج يؤدي إلى خفض تكلفة الوحدة الواحدة من المنتج النهائي وتخفيض كلفة الوحدة من المنتج يسهم في تخفيض إجمالي التكاليف في أقسام التصنيع .

لأخيرا يمكن إجمال النقاط التي تعبر عن اهمية وظيفة الشراء في التالية :

1. كبر حجم المشروعات وتوسع نشاطها
2. الميل للتخصص استجابة للظروف والمستجدات في الوقت الحاضر
3. ارتفاع تكاليف المشتريات إلى التكاليف الأجمالية في المشاريع الصناعية
4. ظهور بعض المواد والأجهزة التي افرزتها التكنولوجيا والتي بحاجة إلى متخصصين وفنيين على مستوى عال من الخبرة والكفاءة في مجال الشراء للتعامل معها
5. الأهتمام المتزايد من قبل المشاريع بتقديم أفضل الخدمات والسلع للمستهلكين بما ينسجم وسلوكاتهم .